Categorieën
Algemeen Informatietheorie

Drie wegwijzers

Om enigszins wezenlijk in contact te blijven met de collega’s, is wederom het initiatief genomen om een estafettemail te maken. Dit keer staat niet de coronacrisis centraal, maar de boeken en muziek die voor jou van belang zijn geweest. In de afgelopen week was het mijn beurt. Hieronder volgt, in licht gewijzigde versie, mijn bijdrage.

Onlangs heb ik een mooi begrip bijgeleerd: het archimedisch punt. Dat is een metafoor voor een onbetwijfelbaar ankerpunt voor theorieën en overtuigingen. Je kunt zo’n startpunt ook beschouwen als prisma, of als wegwijzer. Hieronder treffen jullie drie van mijn wegwijzers aan.

In de Bovenkooi

Ik was 14 jaar oud, was overgegaan naar Atheneum 4, en had begrepen dat we literatuur moesten gaan lezen. Maar dat hadden we thuis niet in de boekenkast staan. Ik ging daarom naar boekhandel Overbosch in Enkhuizen en stelde de vraag: “Heeft u ook literatuur?”. Gelukkig trof ik een begripvolle verkoopster en na wat heen en weer gepraat pakte ze een boek van de plank. Ze raadde me aan om daarmee te beginnen. Het was In de bovenkooi van Maarten Biesheuvel.

Het is niet het beste boek dat ik ooit gelezen heb, maar het was wel een fantastische wegwijzer. Ik betrad totaal nieuwe werelden. Het debuut van Biesheuvel vliegt alle kanten op. Het gaat over brommers en stormen op zee, over tanker cleaning, over tragisch afgelopen scholierenliefdes, en, onvermijdelijk bij Biesheuvel, over psychiatrische inrichtingen. Sommige verhalen lijken zo weggelopen te zijn uit een bundel van Tsjechov. En er staat ook een lijst van schepen in, die afgekeken is van Homerus.  En altijd speelt dat ongelukkige brilletje een belangrijke rol.

De Barbaren

Zo’n jaar of 15 geleden begon ik na te denken over de volgende paradox: ik ben ict-er én ik ben archivaris, maar ict-ers en archivarissen begrijpen elkaar totaal niet. Hoe kan dat? Uiteindelijk kwam ik tot de conclusie dat ICT-ers geen goed begrip hebben van de betekenis van het bestaan van informatie (ontologie), terwijl archivarissen geen goed begrip hebben van het ontstaan en van het verwerken van informatie (functie).

Dat lijkt een fraai inzicht. Maar daarna leerde ik dat dit eigenlijk schijnproblemen zijn. Dat heb ik te danken aan De Barbaren van Alessandro Baricco. Baricco, een Italiaanse schrijver en filosoof, schrijft dat “begrijpen” en “diepgang” tegenwoordig niet meer belangrijk zijn. Het gaat tegenwoordig om het vinden van correlaties op de oppervlakte. Oorzaak-gevolg denken is passé.  Dat is een relict van het 19e-eeuwse burgerlijke beschavingsideaal, dat in het google-tijdperk ten onder is gegaan. 

Baricco betoogt dat zowel subject als object een mutatie hebben ondergaan. Dat is een intrigerende gedachte.  Hij beschrijft dat de grond onder je voeten verandert. Daarom moet je grondig veranderen om te kunnen overleven. De macht is aan de barbaren: de vreemdelingen die wel in het landschap gedijen. In 2014 schreef ik daarom dat archiefinspecteurs kieuwen moesten krijgen om te kunnen blijven ademen.

Tijdens een presentatie die ik dat jaar hield bij de ICA in Brussel werden ze er bang van. En dat begreep ik dan weer niet. Het is toch superboeiend om getuige en deelgenoot te zijn van de meest grondige transformatie die ons vakgebied ooit heeft gekend?

Alessandro Baricco is in de afgelopen 10 jaar een grote professionele inspiratie geweest, naast die andere Italiaanse wegwijzer: de informatiefilosoof Luciano Floridi. Overigens heeft Baricco vorig jaar een opvolger geschreven: The Game. Dat moet ik nog lezen.

Revolver

Het duurt slechts 35 minuten en 1 seconde, het is opgenomen met een 4-sporen bandrecorder en het is gemaakt in 1966: Revolver. Het geldt nog steeds als het archetype van een goede popplaat. Voor mij is Revolver het startpunt geweest om allerlei andere muziek te leren kennen. Het is de wegwijzer geweest naar Bach en Schubert, naar wereldmuziek, rock, soul, gezellige schlagers, psychedelica en techno. Het staat er allemaal op. En de teksten bestrijken een breed spectrum van de menselijke conditie: slapeloosheid, eenzaamheid, verlangen, afwijzing, uitstelgedrag, pretentieloze onzin, dood, eeuwige wederkeer, liefde, zonneschijn en belastingen. En vergeet ook de hoes niet: een mooie collage van grafisch ontwerper Klaus Voormann.

Ik heb 6 exemplaren van Revolver. En ik wacht met smart op die nieuwe remix, inclusief Dolby Atmos-versie. Maar dat zal er wel van komen, ergens in de komende jaren.

Categorieën
Informatietheorie

Over pakhuizen, analoge schoenen en poortwachters. Een terugblik op 20 jaar denken over informatie. (2/2)

De Metamorfose (2013)
Vanaf 2010 tot 2018 werkte ik in Almere. Almere is een pioniersgemeente, een “New Town”. In 30 jaar is een stad uit de poldergrond gestampt, die nu meer dan 200.000 inwoners telt. De Gemeente Almere bleek een vruchtbare grond te zijn voor het vormgeven van twee functies die voordien daar nog niet bestonden. De eerste was die van interne toezichthouder (of: inspecteur) op het beheren van informatie. En de tweede was die van beleidsmaker op hetzelfde vakgebied. Het was niet altijd eenvoudig, maar wel boeiend om beide functies als eersteling uit te oefenen.

Visualisatie van mijn presentatie bij de Europese Centrale Bank in Frankfurt, mei 2018

Ik ben bij veel andere organisaties gaan kijken om te ontdekken hoe daar toezicht en beleidsontwikkeling werden uitgevoerd. Dat leverde me binnen korte tijd een enorm netwerk op. Ik werd docent bij de Archiefschool en gastdocent bij de Universiteit van Amsterdam. Ik werd lid van een landelijke werkgroep Professionalisering Archieftoezicht. En ik was in 2013 mederedacteur van het boek Profiteer, Profileer, Prioriteer! Daarin werden de ontwikkelingen in het toezicht op informatie in kaart gebracht.

De kloof tussen het denken in de archiefsector en in allerhande informatiedisciplines werd in mijn ogen steeds groter. Daarbij raakte de eerste op steeds grotere achterstand. Mijn conclusie was dat de archivistiek zijn inspiratie voor vernieuwing in andere vakgebieden moest zoeken. In mijn zoektocht stuitte ik op het werk van Luciano Floridi. Op meer praktisch niveau zag ik nieuwe ontwikkelingen in informatiemanagement en in information governance.

Ik kwam tot de conclusie dat het vak van informatiebeheer in de komende tijd onherkenbaar zou veranderen. Dat zou uiteraard zijn weerslag hebben op wat van de professional gevraagd zou worden. De records manager moest een metamorfose ondergaan. Het geweldige boek De Barbaren van Alessandro Baricco leverde de nodige cultuurfilosofische diepte aan dat inzicht.

Mijn zoektocht mondde uit in een presentatie die ik gaf op het congres van de International Council on Archives (ICA) in Brussel in 2013. De presentatie werd zeer goed ontvangen. Maar tot mijn lichte verbazing werden sommige aanwezigen er bang van.

Dezelfde boodschap heb ik daarna bij verschillende gelegenheden herhaald: in presentaties voor de American Records Management Association (ARMA) in 2014, voor de International Atomic Energy Agency (IAEA) in Wenen in 2018 en voor de Europese Centrale Bank (ECB), eveneens in 2018. In het blad van de ICA, COMMA, schreef ik een begeleidend artikel, dat je hieronder kunt downloaden.

Dit soort toekomstvisies op het vakgebied, en op de professional, worden nog steeds ontwikkeld. Dat gebeurde bijvoorbeeld onlangs nog in het Programma Digitaal Duurzame Informatiehuishouding, dat binnen de rijksoverheid wordt uitgevoerd.

De Poortwachter (2017)
Tijdens het ICA congres in Brussel, in 2013, kregen Rienk Jonker, Arnoud Glaudemans en ik, uiteraard na het nuttigen van een passende hoeveelheid trappistenbier, het lumineuze idee dat we een boek moesten maken over de veranderingen van ons vak. We vonden de benodigde ondersteuning bij de Stichting Archiefpublicaties. Bovendien was Luciano Floridi bereid om een aanbevelingsbrief te maken.

De samenstelling en de redactie van het boek namen een lange doorlooptijd in beslag. Maar het boek kwam er. Het werd gepresenteerd in december 2017. Het kreeg de titel Archives in Liquid Times. Het is op diverse plekken te downloaden, waaronder hier. Het is een bonte en boeiende verzameling essays geworden met veel nieuwe invalshoeken op traditionele archiefthema’s. De bedoeling was dat in het boek de theoretische ramen wijd open zouden worden gezet. Dat is, denk ik, wel gelukt.

Een voorbeeld van een vernieuwend perspectief werd in Archives in Liquid Times geleverd door data scientist Martijn van Otterlo. Hij deed precies waarop de redactie hoopte. Hij keek naar onze professie vanuit een andere, jonge, vakdiscipline. In het artikel wordt onder meer ingegaan op de manier waarop de archivaris toegang verschaft tot de beheerde informatie.

Die toegang wordt meer en meer verschaft met behulp van algoritmes. Sterker nog: de archivaris wordt volgens Van Otterlo geheel vervangen door een robot, die deze toegang geheel geautomatiseerd, zonder menselijke tussenkomst, zal verzorgen. De archivaris, die altijd al een soort poortwachter was, wordt ingewisseld door een hoeveelheid algoritmes. Zij zullen bepalen wie, wanneer en op welke wijze toegang krijgt tot welke informatie. Van Otterlo schrijft dat het niet de vraag is of dit gaat gebeuren, maar wanneer.

Wat nu? (2020-)
Ideeën zijn zelden het resultaat van een enkel individu dat plotseling, “out of the blue”, een unieke ingeving krijgt. Het gebeurt vaak dat mensen in ongeveer dezelfde periode, onafhankelijk van elkaar, over dezelfde onderwerpen dezelfde gedachten krijgen. “Het” hangt dan in de lucht en “het” daalt als het ware in ons neer.

Volgens de invloedrijke filosoof Jacques Lacan zijn mensen dan ook altijd “na-vertellers” van een groter verhaal. Dat verhaal, of discours, legt ons de woorden en de gedachten in de mond.

Het warehouse-idee uit het eerste deel van deze blog is hiervan een goed voorbeeld. Het concept werd ontwikkeld in Amsterdam. Het was het vertrekpunt van een informatie-architectuur die zo ongeveer 15 jaar is gebruikt. Maar de zoektocht naar informatiesystemen die bij ons idee zouden passen, maakte me aanvankelijk moedeloos. Er was niets geschikts te vinden. Zelf ontwikkelen was veel te duur.

Dit veranderde ineens toen ik in mei 2002, in de week dat Pim Fortuyn werd vermoord en Feyenoord de UEFA-CUP won, tijdens het DLM-forum in Sevilla een systeem uit Zwitserland zag. Ik geloofde mijn ogen niet. Het bleek dat ze hadden gebouwd wat ik voor ogen had. Tijdens het werkbezoek dat kort daarop volgde, bleek dat men in Basel op basis van identieke aannames dezelfde analyse hadden gemaakt. Zij hadden vervolgens het systeem gebouwd dat ik ook al had bedacht. Zonder dat we dat van elkaar wisten.

Volgens taalfilosoof Igor Bakhtin zijn al onze taaluitingen een schakel in een grote keten. Wij nemen in ons op wat tot ons komt. Wij verwerken dat op onze manier. En het resultaat daarvan wordt weer door anderen al of niet bewust opgenomen. Het kan, zo bezien, heel goed zijn dat de mensen in Basel, en Frans Smit in Amsterdam, zo’n 20-25 jaar geleden vertrokken vanuit gedeelde basis, zonder dat ze dat van elkaar konden weten.

Voor de vier concepten die in deze blogs zijn uitgelicht, geldt dat ze onderdeel zijn van een dergelijke keten van constante dialoog. Op die manier ontwikkelt ons vak zich verder. Ik zie om me heen dat het denken over informatiebeheer in termen van conceptueel ontwerp, (open) data, processen en architectuur, mainstream is geworden. Dat geldt ook voor het denken in termen van information governance en van totale kwaliteitszorg.

Die vernieuwing heeft echter nog niet geleid tot echt nieuwe, algemeen aanvaarde theoretische concepten. We zijn de vloeibare tijden nog zeker niet voorbij. Er zijn theoretici die hebben gesteld dat er al paradigmawisselingen hebben plaatsgevonden. Ik ben het daar niet mee eens. Veel begrippen uit de analoge wereld worden nog steeds op dezelfde manier toegepast in de digitale wereld. Denk aan het idee van een “depot”. Thomas Kuhn zou het denk ik met mij eens zijn als ik concludeer dat dan geen sprake kan zijn van een wetenschappelijke revolutie.

Dat gaat, denk ik, in de komende 10-20 jaar wel gebeuren. We kunnen radicale, nieuwe theorievorming over informatiebeheer tegemoet zien. ”Het” hangt in de lucht. De digitale transformatie heeft zijn beslag nu wel gekregen. Toekomstige digitale ontwikkelingen zullen razendsnel blijven gaan, maar ze zullen niet meer dan een optimalisering van het al bestaande betekenen. Ze zullen geen nieuwe revoluties teweeg brengen. We hebben inmiddels meer ervaring met het beheren van digitale informatie, en we hebben daardoor meer ruimte voor reflectie en onderzoek.

Als ik zou willen werken aan een conceptueel bouwwerk dat een paradigmawisseling zou kunnen inluiden, dan zouden daarin in ieder geval de volgende elementen worden verwerkt:

  1. Conceptual Design, als Kantiaans vertrekpunt.
  2. Een datagerichte en dynamische benadering van het begrip informatie.
  3. Een ethische benadering waarin informatie beschikbaar moet zijn voor de reconstructie van activiteiten en voor het hergebruik in andere activiteiten.

De drie redacteuren hebben in ieder geval schoorvoetend een eerste plan gemaakt voor een opvolger van hun Archives in Liquid Times. “Wat nu?” lijkt ons wel een passende titel.

Life flows on within you and without you. (The Beatles)

Dat geldt ook voor onze professionaliteit.

Categorieën
Informatietheorie

Over pakhuizen, analoge schoenen en poortwachters. Een terugblik op 20 jaar denken over informatie. (1/2)

Eigenlijk bestaat het vakgebied, zoals ik het leerde kennen in de jaren 80-90 van de vorige eeuw, niet meer. De verandering waar ik deel van heb uitgemaakt, is nu mainstream. Het is fijn om te weten dat ik daar een aandeel aan heb geleverd.

Toch kom ik nu ook nog discussies tegen waarvan ik denk: maar daar heb ik toch al weer (n) jaar geleden over nagedacht, van gedachten over gewisseld en over geschreven?

Het is me een aantal keer overkomen dat een idee dat ik had bedacht, of ergens had opgepikt, pas na jaren door anderen werd ontdekt en omarmd.

Blijkbaar heb ik me geregeld in een andere ruimtetijd bevonden dan vele anderen. Dat heeft er vast ook mee te maken dat ik qua opleiding en loopbaan een wat andere route heb doorlopen dan veel van mijn generatiegenoten. Ik heb het verwerken en beheren van informatie gedurende 30 jaar van veel verschillende invalshoeken en in veel verschillende omgevingen bekeken.

In deze twee blogs wil ik vier van die ideeën uitlichten. Drie van de vier komen van mezelf, en de vierde komt van Martijn van Otterlo.

Je kunt de artikelen onderaan de blogs downloaden.

Het Pakhuis (2002)
Ik werkte in 2002 bij het Stadsarchief Amsterdam aan, zoals we het nu zouden omschrijven, de digitalisering van de processen van toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven en collecties. Ik had een logistiek systeem geïmplementeerd. Ik was inmiddels betrokken geraakt bij een internationaal project. Daar leerde ik de Canadese onderzoeker Kent Haworth kennen. Een geweldige man, met wie ik in die tijd ook een paar keer in Amsterdam in Brouwerij het IJ stevig heb geborreld en gediscussieerd. Kent is helaas inmiddels alweer enige tijd niet meer onder ons. Hij zette me aan om mijn gedachten te beschrijven in een artikel. Dat heb ik, met zijn hulp, dan ook gedaan.

Het artikel is geschreven in een tijd dat “de archivaris” mij nog wel eens minzaam en enigszins uit de hoogte toesprak en me aanraadde om toch vooral de traditionele opleiding te volgen. Want tsja, dan zou die nieuwlichterij er wel uit geramd worden. Daar is het dus niet van gekomen.

Zo kwam ik op het idee om het archief (de instelling) te zien als een groot pakhuis waarin gegevens in principe voor altijd veilig bewaard moeten worden. Met andere woorden: het archief was niets anders dan een historisch data warehouse. Het was eigenlijk een eerste poging tot een architectuur, met definities en standaarden. Het zou nog jaren voordat het architectuurdenken in de archivistiek ingang vond. Dat gebeurde met name in Australie en Nieuw-Zeeland. Daarna volgde de rest van de wereld.

Het idee van een historisch gegevenspakhuis is overigens nog steeds niet uit de tijd. Ik zag een aantal jaren geleden een presentatie waarin eenzelfde strategie werd voorgesteld voor het informatiebeheer in een organisatie. Die strategie bestaat dan uit het veilig stellen van de belangrijke informatie in een pakhuis. De andere plekken waar zich informatie bevindt (-en dat zijn er vele-) vormen een groot sterfhuis.

De Verschaffer (2009)
In 2008 vertrok ik na 11 jaar bij het Stadsarchief Amsterdam. Het archief was inmiddels in staat om het beheer en de ontsluiting van de beheerde gegevens (archieven en collecties) digitaal en gestandaardiseerd te beheren. Er was een degelijke basis ontstaan voor bijvoorbeeld het voeden van de website en voor de kwaliteitsverbetering van de beschikbare data.

Het was tijd om elders te kijken. Daardoor ging ik het fenomeen “archiefinstelling” van iets meer afstand bekijken. In die tijd was het internet gemeengoed geworden en waren de metaforen uit die wereld bijzonder populair. “Web 2.0” was hot. En alles moest “servicegericht” zijn. De discussie in de archiefsector en de erfgoedsector over deze nieuwe fenomenen begon schoorvoetend vorm te krijgen.

Naar mijn mening was het voor de archiefinstellingen tijd om zich flink te gaan bezinnen over hun doel en positie in een wereld die in toenemende mate gedigitaliseerd raakte.

Het bedrijfsmodel van archieven in een analoge wereld was eenvoudig en robuust. Gegevens die door de overheid bewaard moesten worden, werden binnen 20 jaar overgebracht naar een veilige plek. Daar werden ze openbaar gemaakt.

Alles op 1 plek bewaren. Dat is goed en veilig. En overzichtelijk. Dat is in een analoge wereld een prima oplossing. Maar naar mijn mening was het in 2008 al duidelijk dat dit in een digitale wereld volkomen onhaalbaar was. De idee van een “e-depot” vond ik een schadelijke metafoor omdat het de illusie van de mogelijkheid in stand hield dat archiefinstellingen op de oude analoge voet door konden gaan.

Digitaal hardlopen op analoge schoenen gaat niet. Dat vond ik toen, en dat vind ik nu nog steeds.

Het was dus tijd voor een ander bedrijfsmodel. Ik stelde voor om niet meer uit te gaan van bewaren, maar van beschikbaar stellen. Of in andere woorden: het was tijd voor archiefinstellingen om zichzelf als “provider” te denken, in plaats van als “bewaarder”. Net als een internetprovider. Het resultaat was bijgaand artikel.

Ik vind de strekking van het artikel, na ruim 10 jaar, nog steeds actueel. 10 jaar is in de digitale wereld bijkans een tijdperk van geologische proporties. Dat zegt het een en ander over de mate waarin archiefinstellingen er in zijn geslaagd om mee te groeien met de samenleving, waarin digitaal al geruime tijd het “nieuwe normaal” is.

(wordt vervolgd)

Categorieën
Informatietheorie

Sisyphus On A Roll (4/4)

Sisyphus volgens Tiziano, Museo del Prado.

In de vorige blog is geprobeerd om een definitie te geven van een record met behulp van het instrumentarium van bepaald niet de minste filosoof uit de Westerse traditie: Aristoteles.

Deze stelde, in tegenstelling tot zijn leermeester Plato, dat de werkelijkheid kenbaar is door zintuiglijke waarneming. Die kenbare werkelijkheid bestaat volgens Aristoteles uit substanties. Deze bestaan uit materie en vorm. Zij hebben een oorzaak en een doel. Alle andere eigenschappen van substanties zijn niet essentieel.

We zijn tegenwoordig wat bescheidener in onze inschatting van onze capaciteiten om de werkelijkheid te kennen. Dat neemt echter niet weg dat Aristoteles een prachtig denkmodel heeft gecreëerd waarmee we die werkelijkheid beter kunnen begrijpen. Dat blijkt in ieder geval voor mijn vakgebied. Als je een record, of een archiefstuk, op zijn Aristoteliaans definieert, dan kom je op de volgende heldere, datagerichte en dus eigentijdse karakterisering.

De materie van een record bestaat uit data. De vorm bestaat uit informatie. De oorzaak is de verwerking van de informatie in een activiteit. En de doelen zijn reconstructie en hergebruik van de informatie.

We moeten echter nog een extra inspanning doen om Sisyphus bergopwaarts te helpen. Die bestaat uit het zoeken naar een antwoord op de vraag: hoe veranderlijk is de werkelijkheid? En in ons geval: hoe veranderlijk is een record? En ook daarbij is Aristoteles behulpzaam.

De werkelijkheid verandert voortdurend. Iedere actuele situatie is een momentopname. En dat geldt ook voor records. Het maakt daarbij in beginsel niet uit of je het hebt over analoge of digitale informatie. Oude archiefstukken zijn doorgaans regelmatig gerestaureerd. Inkt kan het papier bedreigen, de kleur kan verdwijnen en het papier zelf kan vergaan. Dat principe is in een digitale wereld niet anders. Alleen gaat de verandering daar veel sneller. Je kunt daar spreken van voortdurende bedreigingen. Informatiedragers kunnen onbruikbaar worden, software kan verouderd raken, bestandsformaten kunnen onleesbaar worden. Preservering van digitale informatie is een wetenschap op zich geworden.

Het denksysteem van Aristoteles biedt de mogelijkheid om veranderlijkheid van substanties een plaats te geven. Hij maakt daarbij gebruik van de begrippen Potentie en Act. De materie in een substantie draagt de mogelijkheid in zich om uit te groeien tot een volmaakte vorm.

In het volgende citaat wordt uitgelegd wat Aristoteles bedoelt: “Elke bestaande constellatie van stof en vorm is een actuele toestand. Die kan echter overgaan in een andere toestand, doordat elke act in zich de mogelijkheid [potentie] draagt om die bepaalde modificatie te ondergaan. En die potentie is op haar beurt doelgericht: ze streeft naar de volmaakte ontplooiing van alle met de vorm gegeven kenmerken. Als dat mislukt (en dat gebeurt in de natuur regelmatig), is de mislukking aan accidentele kenmerken te wijten die de ontplooiing belemmeren” (Bron: Antoon Braeckman, Bart Raymaekers en Gerd van Riel, Wijsbegeerte, Leuven, 2018, p.55).

De Potentie van een record bestaat uit ruwe data. De Act bestaat uit het tot informatie worden van die data.

Dit perspectief sluit perfect aan bij mijn overtuiging dat records, zeker in een digitale wereld, nooit zijn, maar altijd worden. Het is iedere keer weer een poging om te informeren. Het is iedere keer weer een Sisyphus-arbeid. Waarbij de “authentieke”, “oorspronkelijke” vorm eigenlijk nooit meer helemaal bereikt kan worden.

In de archiefwetenschap bestaat dit begrip over digitale records al enige tijd. Zo schrijven Luciana Duranti en Kenneth Thibodeau in 2006 het volgende: “The content, form, and wholeness of electronic documents are determined conceptually and logically rather than physically. A person’s conception of a digital document depends on how it is manifested to him or her. It may be manifested on a screen or on some other output device. This manifestation is fundamentally different from the way the document is encoded and inscribed on a durable digital medium. The digital encoding, which is typically described by technologists in a logical model, enables a computer to produce or reproduce the intended manifestation, but it does not have the same form and in practically all cases will not have the same content as the manifested document.” (Bron: Luciana Duranti and Kenneth Thibodeau, The Concept of Record in Interactive, Experiential and Dynamic Environments: the View of InterPARES, in Archival Science (2006) 6:13–68, p.28).

Je zou er op zijn Aristoteliaans aan kunnen toevoegen: het conceptueel en logisch begrip gaat over de vorm, en het fysieke begrip gaat over de materie.

De mediafilosoof Vilem Flusser schreef al in 1985 een geweldig boek over de invloed van digitaliteit op onze cultuur. Digitale informatie, dat bij hem een “Technisch Beeld” wordt genoemd, en dat op zijn Aristoteliaans een Vorm zou kunnen worden genoemd, is altijd in een staat van wording. Vilem Flusser schrijft: “Je moet proberen deze puntdeeltjes bijeen te rapen om ze weer concreet (begrijpelijk, voorstelbaar, behandelbaar) te maken. (…) Technische beelden zijn uitdrukking van de poging om de partikels om ons heen en in ons bewustzijn tot oppervlakken bijeen te garen, de gapende intervallen ertussen op te villen; om elementen, zoals enerzijds fotonen of elektronen en anderzijds informatiebits, in beeld te zetten.” (Bron: Vilem Flussser, In het universum van de technische beelden, (1985), Utrecht 2014, vert. Marc Geeraards, p. 23)

Sisyphus komt hiermee op het hoogste punt dat hij bereiken kan. Aristoteles heeft hem bij de hand genomen en hem, en zijn steen, bergopwaarts geleid.

Met het model van Aristoteles kun je op mijn vakgebied een verklarend bouwwerk oprichten dat effectief is. Bovendien valt het tamelijk eenvoudig te communiceren.

Ik ben ervan overtuigd dat deze denkoefening een begrip van records heeft opgeleverd dat consistenter, completer en kernachtiger is dan de definities die ik doorgaans tegenkom. Bovendien zijn ze gegrond op de klassieke filosofie, de hedendaagse informatiefilosofie en de eigentijdse archieftheorie.

Let Me Roll It, Let Me Roll It To You – Paul McCartney

PS: De volgende keer gaat het over iets echt ingewikkelds: Schaken!

Categorieën
Informatietheorie

Aristoteles Rocks! (3/4)

Als je, zoals Sisyphus in de vorige blog, de mogelijkheid hebt om langs minimaal 7 verschillende paden bergopwaarts te gaan, dan sta je voor een stevige keuze. En wie weet is er wel een achtste weg, die nog beter blijkt te zijn. Je beseft dat de steen aan het eind van al het gezwoeg gewoon weer naar beneden zal rollen. En toch ben je, volgens Camus, het evenbeeld van een gelukkig mens.

We kunnen onze mythische held iets gelukkiger maken door te proberen om hem de helpende hand te bieden. We kunnen gaan redeneren als Aristoteles. Deze ging ervan uit dat de werkelijkheid volledig kenbaar en begrijpelijk is. Tegenwoordig tref je die overtuiging nauwelijks meer aan.

Dat wil echter niet zeggen dat zijn manier van denken onbruikbaar is. Integendeel, de methode van Aristoteles kan ons helpen om betere, meer doeltreffende, definities te maken. Die definities zijn dan weliswaar geen verklaring van de wereld, maar ze kunnen wel werktuigen zijn om die wereld iets beter te begrijpen en zelfs iets beter te maken.

Aristoteles

Aristoteles’ leerstelling is dat de werkelijkheid bestaat uit substanties. Een substantie bestaat uit materie, die afgebakend wordt door een vorm. Een substantie kent ook een oorzaak. Tenslotte kent een substantie een doel. Deze vier factoren bieden een prachtige, heldere structuur om een definitie te geven voor records, of laat ik het ook maar in het Nederlands proberen: archiefstukken. Het lijkt wel alsof alle puzzelstukjes moeiteloos in elkaar passen.

Immers: als we in dit digitale tijdperk de materie van records moeten aanduiden, dan denken we automatisch aan data. Er is een enorme hoeveelheid definities van gegevens, of van data. Het is geen geheim dat ik in deze theoretische vraagstukken Luciano Floridi volg. Deze geeft de volgende, abstracte, definitie van data: “The Diaphoric Definition of Data (DDD): A datum is a putative fact regarding some difference or lack of uniformity within some context.” (Bron: https://plato.stanford.edu/entries/information-semantic/ ) In mijn eigen woorden: een gegeven duidt een verschil aan.

Andere definities geven ook aan dat een gegeven vastgelegd moet zijn. Zie bijvoorbeeld onze eigen Wikipedia. Daar wordt een gegeven gedefinieerd als de “vastgelegde uitdrukking van een feit” (Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/Gegeven) De vastlegging kan op allerlei wijze geschieden: van taalsymbolen op perkament tot een verzameling bits die wordt beheerd in de cloud.

De vorm van records is informatie. Met dat woord halen we ook een gigantische hoeveelheid wetenschappelijk debat binnen. Ik houd me, om Sisyphus toch een beetje vooruit te blijven helpen, wederom aan de definitie van informatie die door Luciano Floridi wordt gehanteerd. Die luidt als volgt: “The General Definition of Information (GDI): σ is an instance of information, understood as semantic content, if and only if: (GDI.1) σ consists of one or more data; (GDI.2) the data in σ are well-formed; (GDI.3) the well-formed data in σ are meaningful.” (Bron: https://plato.stanford.edu/entries/information-semantic/ )

Informatie is dus de vorm waarin de data worden gegoten. Die vorm stelt eisen aan data. Ze moeten een goede structuur hebben, en ze moeten betekenis hebben. Ik vind het mooi dat het werkwoord informeren op deze manier begrepen kan worden als het vormgeven aan data.

Een substantie moet volgens Aristoteles altijd een oorzaak hebben. Die is in het geval van records eenvoudig te aan te duiden. Een record kent altijd een vormer, of in het Engels: een creator. Ook daar stuiten we onvermijdelijk op een enorme hoeveelheid verschillende definities. Ik houd me hier hoofdzakelijk aan Geoffrey Yeo. Als ik zijn definitie volg, die ik in de vorige blog hanteerde, dan is een vormer “een persoon of organisatie die een rol speelt in een activiteit en daardoor informatie ontvangt of vervaardigt”. Hier zit ook een vleugje Nederlandse Archiefwet in. Een mooi aspect van de methode van Aristoteles is dat we met de oorzaak ook meteen een voor vakgenoten welbekende factor in archiefvorming een plaats kunnen geven: namelijk de ontstaanscontext.

Het vierde kenmerk van een substantie, volgens Aristoteles, is het doel. Daarover bestaat doorgaans weinig twijfel als het over records gaat. Die hebben twee doelen.Ten eerste dienen records er toe om de activiteit te kunnen reconstrueren waarin ze zijn gevormd. Ten tweede zijn ze bedoeld voor hergebruik in andere activiteiten.

Sisyphus is, vooruitgeduwd door Aristoteles, Geoffrey Yeo en Luciano Floridi, nu zo ver dat hij iets minder hoeft te zwoegen en op een redelijk begaanbaar pad bergopwaarts kan.

De vier kenmerken van een record zijn:

Materie = Data

Vorm = Informatie

Oorzaak = Vervaardiging of ontvangst gedurende een activiteit

Doel = Reconstructie en hergebruik

De definitie kan als volgt luiden: “Een record bestaat uit informatie die is ontvangen of vervaardigd tijdens een activiteit door degenen die een rol in die activiteit hebben vervuld. Met die informatie kan de activiteit worden gereconstrueerd. De informatie kan ook worden hergebruikt in andere activiteiten.” Het kan wellicht nog bondiger. Maar het is nu al redelijk laat. Sisyphus kan nu zeker weer een tijdje vooruit.

Dit zijn naar mijn mening de essentiële eigenschappen van records. Andere eigenschappen die aan records worden toegeschreven, bijvoorbeeld in de definities in mijn vorige blog, zijn niet essentieel.

O ja, die gelukkige Sisyphus in deze absurde wereld, dat ben ikzelf natuurlijk. En ik ben er rotsvast (sic!) van overtuigd dat de steen op enig moment ook wel weer keihard mijn heuvel af zal rollen. En dan begin ik vrolijk weer van voren af aan.

Ik ben vandaag jarig, en ik schrijf een theoretisch blog omdat ik alleen thuis moet blijven vanwege een vrijwel niet te stoppen virus. Mijn gebakje heb ik net verorberd, en straks neem ik een feestelijk biologisch wijntje. Bijna alles gaat op slot. Over een absurde wereld gesproken. Het is helemaal niet rationeel. We gaan weer door in een eeuwigdurende wederkeer.

Maar Aristoteles Rocks!

Nothing is real, and nothing to get hung about (The Beatles-Strawberry Fields Forever)

Categorieën
Informatietheorie

Sisyphus gaat aan de slag (2/4)

Het zijn absurde tijden. Binnen een paar dagen is het dagelijks leven totaal veranderd. Ik moet thuisblijven. Ik ga alleen naar buiten als het niet anders kan. De absurde kijk op de wereld van Albert Camus blijkt onverminderd actueel. Ik moet La Peste gaan herlezen. De Stad der Blinden van Jose Saramago is ook een passende leestip. Maar ik ben bang dat ik die roman kwijt ben. Misschien ben ik al zo blind dat ik het boek niet meer zie staan in de boekenkast.

Ik ga in deze omstandigheden toch proberen het geluk van Sisyphus te benaderen. Ik ga proberen wat nieuwe definities te maken die betrekking hebben op mijn vakgebied. De steen moet wat mij betreft vanaf de voet van de heuvel naar boven geduwd worden. Dat is een stevige maar louterende opgave, zoals we van Camus kunnen leren.

Schilders als Paul Cézanne en Giorgio Morandi hadden de voorkeur om steeds opnieuw hetzelfde landschap te schilderen. Op die manier ontdekten ze steeds weer nieuwe elementen in dat landschap. Bovenal ontdekten ze steeds weer nieuwe manieren om dat landschap waar te nemen, te interpreteren en weer te geven. Deze kunstenaars pasten een belangrijk filosofisch beginsel toe: waarnemen, denken en handelen beginnen altijd opnieuw bij het begin.

Laten we Sisyphus vragen om te vertrekken vanuit de theorievorming in de archiefwetenschappen. Hij komt dan meteen een probleem tegen. Welke naam geven we dat verschijnsel dat we willen definiëren? Het woord archief komt bijvoorbeeld in alle westerse talen wel voor. De betekenissen lopen echter uiteen.

In de Engelstalige literatuur bestaat een woord dat in andere talen dan weer niet in dit verband wordt gebruikt. Het gaat om het begrip record. Ik kende het woord aanvankelijk, als Beatles-fan, als het Engelse equivalent van een langspeelplaat. In mijn ogen zit daar wel een parallel. Een recording is een vastlegging. Een record is het object waarop wordt vastgelegd.

Het Engels is de Lingua Franca in de huidige archivistiek. Daarom is het vertrekpunt van Sisyphus een aantal definities van het begrip record. Ten eerste noem ik hier de definitie, of zoals hij het zelf noemt: karakterisering, van de prominente Londense archieftheoreticus Geoffrey Yeo. Die luidt als volgt: “To differentiate records from other kinds of representation, records can be characterized as persistent representations of activities, created by participants or observers of those activities or by their authorized proxies.” (Geoffrey Yeo, Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations. The American Archivist, Vol. 70 (Fall/Winter 2007), 315–343, p. 337).

Yeo legt de nadruk op de aard van een record: het is een representatie van een activiteit. Een essentiële eigenschap van die representatie is de duurzaamheid, ofwel de persistence. De definitie doet geen uitspraken over de vorm, de structuur en de betekenis van de representatie. De definitie geeft wel aan dat een record wordt vervaardigd door mensen die betrokken zijn bij de activiteit.

Een andere definitie uit de recente literatuur is afkomstig van Kimberly Anderson. Zij stelt het volgende: “The record is an intentional, stable, semantic structure that moves in time.” (Kimberly Anderson, The footprint and the stepping foot: archival records, evidence, and time. In: Archival Science (2013) 13:349–371 P. 362).

In deze definitie ligt de nadruk op intentionaliteit. Dat betekent dat een record is vervaardigd met een bedoeling. Het is tevens stabiel, of met andere woorden: duurzaam. Het heeft een betekenis en een structuur. Een record kan bovendien ook in de tijd bewegen. Als je dat letterlijk neemt dan is dat een hele knappe prestatie. De definitie doet verder geen uitspraken over de aard en over de vorm van een record.

Beide definities hebben zeker hun verdiensten. Ze noemen eigenschappen op die ontegenzeglijk bij records horen. En ze noemen eigenschappen die records zouden moeten hebben. Je kunt je echter afvragen of de eigenschappen per definitie bij een record horen. Hebben termen als “persistent”, “intentional”, “structure” en “stable” niet meer te maken met de wéns dat een record zo is? Volgens mij zijn er miljarden records in de wereld die niet stabiel, niet duurzaam, weinig betekenisvol en niet of nauwelijks gestructureerd zijn.

Weet Sisyphus nu al meer? Hij zou nu kunnen begrijpen over waar records betrekking op hebben. En hij weet meer over welke eigenschappen records beschikken, of moeten beschikken. Het is echter niet duidelijk of Sisyphus nu al meer weet over wat ze nu eigenlijk zijn en vooral ook: waar ze uit bestaan.

Het derde voorbeeld van de definitie van records komt van de Society of American Archivists (SAA). Deze vereniging van archivarissen heeft een prachtige website. Die bevat een grote begrippenlijst in de vorm van een thesaurus. Als we kijken in deze glossary naar de term record dan komt Sisyphus een enorme hoeveelheid informatie tegen. Als eerste wordt duidelijk dat de SAA een record beschouwt als iets materieels: de bovenliggende term is Material. Vervolgens zijn in de glossary tientallen onderliggende termen opgenomen, die vrijwel allemaal bestaan uit de term record, aangevuld met een bijvoeglijk naamwoord.

De website van de SAA geeft maar liefst zeven betekenissen van het begrip. Die luiden als volgt: “~ 1. A written or printed work of a legal or official nature that may be used as evidence or proof; a document. – 2. Data or information that has been fixed on some medium; that has content, context, and structure; and that is used as an extension of human memory or to demonstrate accountability. – 3. Data or information in a fixed form that is created or received in the course of individual or institutional activity and set aside (preserved) as evidence of that activity for future reference. – 4. An instrument filed for public notice (constructive notice); see recordation. – 5. Audio · A phonograph record. – 6. Computing · A collection of related data elements treated as a unit, such as the fields in a row in a database table.- 7. Description · An entry describing a work in a catalog; a catalog record.” (https://www2.archivists.org/glossary/terms/r/record)

Sisyphus zou zich nu kunnen afvragen langs welke van deze zeven wegen hij zijn rots omhoog zou moeten rollen. Welke richting gaat hij op? Gaat hij misschien de definities volgen waarin de woorden data en information worden genoemd?

Wellicht verzucht hij: “But I’ve still got a long way to go.” (Elvis Costello-Sneaky Feelings).

Categorieën
Informatietheorie

Sisyphus en het D-woord (1/4)

Vaak wordt in ons vak tijdens discussies de vraag gesteld: wat verstaan we eigenlijk onder …?  Vul de woorden maar in: informatie, data, archief, archiveren, beheren, bewaren etc etc. Het D-woord valt dan. De D van Definitie. 

Het zijn oprechte vragen. Het zijn geen flauwe semantische discussies waarin spijkers op laag water worden gezocht. Het zijn ook belangrijke vragen. Want hebben we eigenlijk nog wel een gezamenlijk beeld van waar we mee bezig zijn? We kunnen toch moeilijk zonder. Ons vak heeft een metamorfose ondergaan vanwege de digitalisering van informatie. Dat maakt de behoefte nog groter. We leven in vloeibare tijden.

Zonder gemeenschappelijk gedragen definities is het onmogelijk om een zinnige discussie te voeren. Dialoog is dan uitgesloten. Laat staan dat je dan nog iets zinvols kan maken.  Een beroemd plaatje uit de ICT is die van de schommel. De gebruiker wil een schommel, en daarom willen alle betrokkenen een schommel. Vervolgens gebeurt dit: 

Wij geven vorm en inhoud aan de definitie. Vervolgens geeft de definitie vorm en inhoud aan ons leven. “We shape our tools and then they shape us”, zoals Winston Churchill zo ongeveer zei, en wat een gevleugeld woord werd van Marshall McLuhan. Het gaat dus over niets minder dan de vraag hoe we de wereld willen zien. Daarom is het van belang om je af te vragen wat je verstaat onder definities, en wat je met een definitie wilt bereiken.

Een aantrekkelijke, want gemakzuchtige, stellingname is dat een definitie  een eeuwig vaststaande, verlossende waarheid is. Het voordeel is dat je dan een vaste basis hebt. Het nadeel is dat die vaste basis helaas schijn zal blijken te zijn. Zelfs vrij stabiele begrippen als zon, koe, tafel en stoel zijn in de loop der tijden op zeer verschillende wijze gedefinieerd. Geen enkele definitie is onveranderlijk.

Het filosofisch realisme, waarin het subject zich buiten de werkelijkheid plaatst en “objectieve” uitspraken doet, is reeds lang verwezen naar de (overigens prachtige) geschiedenisboeken.

Er zijn vele andere stellingnames mogelijk. Een definitie kan bijvoorbeeld een omschrijving zijn van een kwalitatieve en/of ethische norm. Het kan ook een beschrijving zijn waarin je vooral wil omschrijven wat het doel is. Of wat de functie is. Of het veronderstelde nut. Een definitie kan ook zuiver utilitair zijn: als de omschrijving een nuttig instrument is, dan is hij OK, onafhankelijk van de vraag of die nog enige relatie heeft met de werkelijkheid. Een sceptische positie is ook mogelijk. Dan is iedere definitie haast een verzameling woorden die niets met de werkelijkheid van doen heeft. En we hebben ook nog de postmoderne positie dat een definitie altijd een verschillende betekenis zal hebben voor verschillende mensen. De pragmatische positie, tenslotte, is dat een definitie uit moet gaan van een verondersteld positief effect.

Als al die posities mogelijk zijn, is het dan volkomen willekeurig wat iemand onder een definitie verstaat, en hoe die iemand een definitie gebruikt? Nee, want dan zou het leven onleefbaar en ons werk onmogelijk zijn.  Het is dus nodig om stelling te nemen.

Ik ben pragmatisch ingesteld. Daarom vind ik dat een definitie zoveel mogelijk rekening moet houden met de context waarin deze gebruikt wordt. Daarom vind ik dat een definitie de potentie moet hebben om een zo gemeenschappelijk mogelijk beeld op te roepen waarmee daadwerkelijk concrete, positieve resultaten geboekt kunnen worden.

Het maken van definities is een Sisyphus-arbeid. Definities moeten voortdurend worden aangepast. Ze zullen nooit de status van absolute waarheid kunnen verwerven. Het werk zal nooit ophouden. Als het zo ver dreigt te komen, rolt de steen weer naar beneden en mag Sisyphus opnieuw beginnen. En dat gaat oneindig door.

Is dat een doembeeld? Ik denk van niet. Camus schreef dat we Sisyphus moeten zien als een gelukkig mens. Want meer kan een mens niet bereiken in dit absurde bestaan.