Categorieën
Informatietheorie

Over pakhuizen, analoge schoenen en poortwachters. Een terugblik op 20 jaar denken over informatie. (2/2)

De Metamorfose (2013)
Vanaf 2010 tot 2018 werkte ik in Almere. Almere is een pioniersgemeente, een “New Town”. In 30 jaar is een stad uit de poldergrond gestampt, die nu meer dan 200.000 inwoners telt. De Gemeente Almere bleek een vruchtbare grond te zijn voor het vormgeven van twee functies die voordien daar nog niet bestonden. De eerste was die van interne toezichthouder (of: inspecteur) op het beheren van informatie. En de tweede was die van beleidsmaker op hetzelfde vakgebied. Het was niet altijd eenvoudig, maar wel boeiend om beide functies als eersteling uit te oefenen.

Visualisatie van mijn presentatie bij de Europese Centrale Bank in Frankfurt, mei 2018

Ik ben bij veel andere organisaties gaan kijken om te ontdekken hoe daar toezicht en beleidsontwikkeling werden uitgevoerd. Dat leverde me binnen korte tijd een enorm netwerk op. Ik werd docent bij de Archiefschool en gastdocent bij de Universiteit van Amsterdam. Ik werd lid van een landelijke werkgroep Professionalisering Archieftoezicht. En ik was in 2013 mederedacteur van het boek Profiteer, Profileer, Prioriteer! Daarin werden de ontwikkelingen in het toezicht op informatie in kaart gebracht.

De kloof tussen het denken in de archiefsector en in allerhande informatiedisciplines werd in mijn ogen steeds groter. Daarbij raakte de eerste op steeds grotere achterstand. Mijn conclusie was dat de archivistiek zijn inspiratie voor vernieuwing in andere vakgebieden moest zoeken. In mijn zoektocht stuitte ik op het werk van Luciano Floridi. Op meer praktisch niveau zag ik nieuwe ontwikkelingen in informatiemanagement en in information governance.

Ik kwam tot de conclusie dat het vak van informatiebeheer in de komende tijd onherkenbaar zou veranderen. Dat zou uiteraard zijn weerslag hebben op wat van de professional gevraagd zou worden. De records manager moest een metamorfose ondergaan. Het geweldige boek De Barbaren van Alessandro Baricco leverde de nodige cultuurfilosofische diepte aan dat inzicht.

Mijn zoektocht mondde uit in een presentatie die ik gaf op het congres van de International Council on Archives (ICA) in Brussel in 2013. De presentatie werd zeer goed ontvangen. Maar tot mijn lichte verbazing werden sommige aanwezigen er bang van.

Dezelfde boodschap heb ik daarna bij verschillende gelegenheden herhaald: in presentaties voor de American Records Management Association (ARMA) in 2014, voor de International Atomic Energy Agency (IAEA) in Wenen in 2018 en voor de Europese Centrale Bank (ECB), eveneens in 2018. In het blad van de ICA, COMMA, schreef ik een begeleidend artikel, dat je hieronder kunt downloaden.

Dit soort toekomstvisies op het vakgebied, en op de professional, worden nog steeds ontwikkeld. Dat gebeurde bijvoorbeeld onlangs nog in het Programma Digitaal Duurzame Informatiehuishouding, dat binnen de rijksoverheid wordt uitgevoerd.

De Poortwachter (2017)
Tijdens het ICA congres in Brussel, in 2013, kregen Rienk Jonker, Arnoud Glaudemans en ik, uiteraard na het nuttigen van een passende hoeveelheid trappistenbier, het lumineuze idee dat we een boek moesten maken over de veranderingen van ons vak. We vonden de benodigde ondersteuning bij de Stichting Archiefpublicaties. Bovendien was Luciano Floridi bereid om een aanbevelingsbrief te maken.

De samenstelling en de redactie van het boek namen een lange doorlooptijd in beslag. Maar het boek kwam er. Het werd gepresenteerd in december 2017. Het kreeg de titel Archives in Liquid Times. Het is op diverse plekken te downloaden, waaronder hier. Het is een bonte en boeiende verzameling essays geworden met veel nieuwe invalshoeken op traditionele archiefthema’s. De bedoeling was dat in het boek de theoretische ramen wijd open zouden worden gezet. Dat is, denk ik, wel gelukt.

Een voorbeeld van een vernieuwend perspectief werd in Archives in Liquid Times geleverd door data scientist Martijn van Otterlo. Hij deed precies waarop de redactie hoopte. Hij keek naar onze professie vanuit een andere, jonge, vakdiscipline. In het artikel wordt onder meer ingegaan op de manier waarop de archivaris toegang verschaft tot de beheerde informatie.

Die toegang wordt meer en meer verschaft met behulp van algoritmes. Sterker nog: de archivaris wordt volgens Van Otterlo geheel vervangen door een robot, die deze toegang geheel geautomatiseerd, zonder menselijke tussenkomst, zal verzorgen. De archivaris, die altijd al een soort poortwachter was, wordt ingewisseld door een hoeveelheid algoritmes. Zij zullen bepalen wie, wanneer en op welke wijze toegang krijgt tot welke informatie. Van Otterlo schrijft dat het niet de vraag is of dit gaat gebeuren, maar wanneer.

Wat nu? (2020-)
Ideeën zijn zelden het resultaat van een enkel individu dat plotseling, “out of the blue”, een unieke ingeving krijgt. Het gebeurt vaak dat mensen in ongeveer dezelfde periode, onafhankelijk van elkaar, over dezelfde onderwerpen dezelfde gedachten krijgen. “Het” hangt dan in de lucht en “het” daalt als het ware in ons neer.

Volgens de invloedrijke filosoof Jacques Lacan zijn mensen dan ook altijd “na-vertellers” van een groter verhaal. Dat verhaal, of discours, legt ons de woorden en de gedachten in de mond.

Het warehouse-idee uit het eerste deel van deze blog is hiervan een goed voorbeeld. Het concept werd ontwikkeld in Amsterdam. Het was het vertrekpunt van een informatie-architectuur die zo ongeveer 15 jaar is gebruikt. Maar de zoektocht naar informatiesystemen die bij ons idee zouden passen, maakte me aanvankelijk moedeloos. Er was niets geschikts te vinden. Zelf ontwikkelen was veel te duur.

Dit veranderde ineens toen ik in mei 2002, in de week dat Pim Fortuyn werd vermoord en Feyenoord de UEFA-CUP won, tijdens het DLM-forum in Sevilla een systeem uit Zwitserland zag. Ik geloofde mijn ogen niet. Het bleek dat ze hadden gebouwd wat ik voor ogen had. Tijdens het werkbezoek dat kort daarop volgde, bleek dat men in Basel op basis van identieke aannames dezelfde analyse hadden gemaakt. Zij hadden vervolgens het systeem gebouwd dat ik ook al had bedacht. Zonder dat we dat van elkaar wisten.

Volgens taalfilosoof Igor Bakhtin zijn al onze taaluitingen een schakel in een grote keten. Wij nemen in ons op wat tot ons komt. Wij verwerken dat op onze manier. En het resultaat daarvan wordt weer door anderen al of niet bewust opgenomen. Het kan, zo bezien, heel goed zijn dat de mensen in Basel, en Frans Smit in Amsterdam, zo’n 20-25 jaar geleden vertrokken vanuit gedeelde basis, zonder dat ze dat van elkaar konden weten.

Voor de vier concepten die in deze blogs zijn uitgelicht, geldt dat ze onderdeel zijn van een dergelijke keten van constante dialoog. Op die manier ontwikkelt ons vak zich verder. Ik zie om me heen dat het denken over informatiebeheer in termen van conceptueel ontwerp, (open) data, processen en architectuur, mainstream is geworden. Dat geldt ook voor het denken in termen van information governance en van totale kwaliteitszorg.

Die vernieuwing heeft echter nog niet geleid tot echt nieuwe, algemeen aanvaarde theoretische concepten. We zijn de vloeibare tijden nog zeker niet voorbij. Er zijn theoretici die hebben gesteld dat er al paradigmawisselingen hebben plaatsgevonden. Ik ben het daar niet mee eens. Veel begrippen uit de analoge wereld worden nog steeds op dezelfde manier toegepast in de digitale wereld. Denk aan het idee van een “depot”. Thomas Kuhn zou het denk ik met mij eens zijn als ik concludeer dat dan geen sprake kan zijn van een wetenschappelijke revolutie.

Dat gaat, denk ik, in de komende 10-20 jaar wel gebeuren. We kunnen radicale, nieuwe theorievorming over informatiebeheer tegemoet zien. ”Het” hangt in de lucht. De digitale transformatie heeft zijn beslag nu wel gekregen. Toekomstige digitale ontwikkelingen zullen razendsnel blijven gaan, maar ze zullen niet meer dan een optimalisering van het al bestaande betekenen. Ze zullen geen nieuwe revoluties teweeg brengen. We hebben inmiddels meer ervaring met het beheren van digitale informatie, en we hebben daardoor meer ruimte voor reflectie en onderzoek.

Als ik zou willen werken aan een conceptueel bouwwerk dat een paradigmawisseling zou kunnen inluiden, dan zouden daarin in ieder geval de volgende elementen worden verwerkt:

  1. Conceptual Design, als Kantiaans vertrekpunt.
  2. Een datagerichte en dynamische benadering van het begrip informatie.
  3. Een ethische benadering waarin informatie beschikbaar moet zijn voor de reconstructie van activiteiten en voor het hergebruik in andere activiteiten.

De drie redacteuren hebben in ieder geval schoorvoetend een eerste plan gemaakt voor een opvolger van hun Archives in Liquid Times. “Wat nu?” lijkt ons wel een passende titel.

Life flows on within you and without you. (The Beatles)

Dat geldt ook voor onze professionaliteit.

Categorieën
Informatietheorie

Over pakhuizen, analoge schoenen en poortwachters. Een terugblik op 20 jaar denken over informatie. (1/2)

Eigenlijk bestaat het vakgebied, zoals ik het leerde kennen in de jaren 80-90 van de vorige eeuw, niet meer. De verandering waar ik deel van heb uitgemaakt, is nu mainstream. Het is fijn om te weten dat ik daar een aandeel aan heb geleverd.

Toch kom ik nu ook nog discussies tegen waarvan ik denk: maar daar heb ik toch al weer (n) jaar geleden over nagedacht, van gedachten over gewisseld en over geschreven?

Het is me een aantal keer overkomen dat een idee dat ik had bedacht, of ergens had opgepikt, pas na jaren door anderen werd ontdekt en omarmd.

Blijkbaar heb ik me geregeld in een andere ruimtetijd bevonden dan vele anderen. Dat heeft er vast ook mee te maken dat ik qua opleiding en loopbaan een wat andere route heb doorlopen dan veel van mijn generatiegenoten. Ik heb het verwerken en beheren van informatie gedurende 30 jaar van veel verschillende invalshoeken en in veel verschillende omgevingen bekeken.

In deze twee blogs wil ik vier van die ideeën uitlichten. Drie van de vier komen van mezelf, en de vierde komt van Martijn van Otterlo.

Je kunt de artikelen onderaan de blogs downloaden.

Het Pakhuis (2002)
Ik werkte in 2002 bij het Stadsarchief Amsterdam aan, zoals we het nu zouden omschrijven, de digitalisering van de processen van toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archieven en collecties. Ik had een logistiek systeem geïmplementeerd. Ik was inmiddels betrokken geraakt bij een internationaal project. Daar leerde ik de Canadese onderzoeker Kent Haworth kennen. Een geweldige man, met wie ik in die tijd ook een paar keer in Amsterdam in Brouwerij het IJ stevig heb geborreld en gediscussieerd. Kent is helaas inmiddels alweer enige tijd niet meer onder ons. Hij zette me aan om mijn gedachten te beschrijven in een artikel. Dat heb ik, met zijn hulp, dan ook gedaan.

Het artikel is geschreven in een tijd dat “de archivaris” mij nog wel eens minzaam en enigszins uit de hoogte toesprak en me aanraadde om toch vooral de traditionele opleiding te volgen. Want tsja, dan zou die nieuwlichterij er wel uit geramd worden. Daar is het dus niet van gekomen.

Zo kwam ik op het idee om het archief (de instelling) te zien als een groot pakhuis waarin gegevens in principe voor altijd veilig bewaard moeten worden. Met andere woorden: het archief was niets anders dan een historisch data warehouse. Het was eigenlijk een eerste poging tot een architectuur, met definities en standaarden. Het zou nog jaren voordat het architectuurdenken in de archivistiek ingang vond. Dat gebeurde met name in Australie en Nieuw-Zeeland. Daarna volgde de rest van de wereld.

Het idee van een historisch gegevenspakhuis is overigens nog steeds niet uit de tijd. Ik zag een aantal jaren geleden een presentatie waarin eenzelfde strategie werd voorgesteld voor het informatiebeheer in een organisatie. Die strategie bestaat dan uit het veilig stellen van de belangrijke informatie in een pakhuis. De andere plekken waar zich informatie bevindt (-en dat zijn er vele-) vormen een groot sterfhuis.

De Verschaffer (2009)
In 2008 vertrok ik na 11 jaar bij het Stadsarchief Amsterdam. Het archief was inmiddels in staat om het beheer en de ontsluiting van de beheerde gegevens (archieven en collecties) digitaal en gestandaardiseerd te beheren. Er was een degelijke basis ontstaan voor bijvoorbeeld het voeden van de website en voor de kwaliteitsverbetering van de beschikbare data.

Het was tijd om elders te kijken. Daardoor ging ik het fenomeen “archiefinstelling” van iets meer afstand bekijken. In die tijd was het internet gemeengoed geworden en waren de metaforen uit die wereld bijzonder populair. “Web 2.0” was hot. En alles moest “servicegericht” zijn. De discussie in de archiefsector en de erfgoedsector over deze nieuwe fenomenen begon schoorvoetend vorm te krijgen.

Naar mijn mening was het voor de archiefinstellingen tijd om zich flink te gaan bezinnen over hun doel en positie in een wereld die in toenemende mate gedigitaliseerd raakte.

Het bedrijfsmodel van archieven in een analoge wereld was eenvoudig en robuust. Gegevens die door de overheid bewaard moesten worden, werden binnen 20 jaar overgebracht naar een veilige plek. Daar werden ze openbaar gemaakt.

Alles op 1 plek bewaren. Dat is goed en veilig. En overzichtelijk. Dat is in een analoge wereld een prima oplossing. Maar naar mijn mening was het in 2008 al duidelijk dat dit in een digitale wereld volkomen onhaalbaar was. De idee van een “e-depot” vond ik een schadelijke metafoor omdat het de illusie van de mogelijkheid in stand hield dat archiefinstellingen op de oude analoge voet door konden gaan.

Digitaal hardlopen op analoge schoenen gaat niet. Dat vond ik toen, en dat vind ik nu nog steeds.

Het was dus tijd voor een ander bedrijfsmodel. Ik stelde voor om niet meer uit te gaan van bewaren, maar van beschikbaar stellen. Of in andere woorden: het was tijd voor archiefinstellingen om zichzelf als “provider” te denken, in plaats van als “bewaarder”. Net als een internetprovider. Het resultaat was bijgaand artikel.

Ik vind de strekking van het artikel, na ruim 10 jaar, nog steeds actueel. 10 jaar is in de digitale wereld bijkans een tijdperk van geologische proporties. Dat zegt het een en ander over de mate waarin archiefinstellingen er in zijn geslaagd om mee te groeien met de samenleving, waarin digitaal al geruime tijd het “nieuwe normaal” is.

(wordt vervolgd)